Företagsmail med egen domän: så skapar ni det steg för steg

Ett företagsmail är en e-postadress på företagets egen domän, till exempel [email protected] i stället för [email protected]. För att skapa ett behövs tre saker: en domän registrerad på företaget, en e-posttjänst som Google Workspace, Microsoft 365 eller webbhotellets e-post, och några poster i domänens DNS-inställningar som talar om vart mejlen ska och att de verkligen kommer från er. En domän kostar 100–200 kr om året och e-posttjänsten från cirka 40 kr i månaden per konto. Finns domänen redan är själva uppsättningen oftast gjord på en eftermiddag.

Varför egen domän i stället för Gmail eller Hotmail?

• Förtroende. En offert från [email protected] ser ut att komma från ett företag, en från [email protected] ser ut att komma från en privatperson.
• Adressen tillhör företaget. Slutar en anställd stänger ni kontot och låter adressen gå vidare till någon annan, i stället för att kundernas mejl fortsätter till en privat inkorg.
• Mejlen kommer fram. Med egen domän kan ni lägga in de poster som mottagarnas e-posttjänster kontrollerar, och det minskar risken att offerter och fakturor sorteras bort.
• Allt hänger ihop. Samma domän på hemsidan, i Google-profilen och i mejlen gör det tydligt för både kunder och sökmotorer att det är samma företag.

Skapa företagsmail i fem steg

1. Skaffa eller kontrollera domänen. Den ska vara registrerad på företaget, inte på en anställd eller en tidigare webbyrå. Har ni redan en hemsida har ni oftast också en domän.
2. Välj e-posttjänst. Google Workspace och Microsoft 365 passar när ni vill ha kalender, dokument och delade mappar i samma paket. Webbhotellets e-post räcker om ni bara behöver inkorgar.
3. Lägg in MX-posterna hos domänleverantören. De talar om vilken tjänst som tar emot mejlen. Tjänsten visar exakt vilka värden som ska in.
4. Lägg till SPF, DKIM och DMARC. De bevisar att mejlen kommer från er och är skillnaden mellan inkorg och skräppost, se nästa avsnitt.
5. Koppla telefon och dator och testa. Skicka ett mejl till en Gmail- och en Outlook-adress, svara tillbaka och kontrollera att inget hamnar i skräpposten.

Hur lång tid tar det att skaffa företagsmail?

Lägg bytet på en dag med lite mejltrafik och behåll det gamla kontot öppet tills de nya posterna har slagit igenom, så försvinner inget under tiden.

Google Workspace, Microsoft 365 eller webbhotellets e-post: priser 2026

Priserna är hämtade från leverantörernas egna sidor den 17 september 2026 och ändras över tid, så kontrollera dem innan ni bestämmer er. Microsoft 365 är billigast med årsavtal, vid månadsbetalning kostar Business Basic 80,29 kr. Räkna per konto: Google och Microsoft tar betalt per användare, medan webbhotellen oftast tar betalt per paket med ett visst antal adresser. Ett vanligt sätt att hålla nere kostnaden är att låta info@ och faktura@ vara alias som landar i en befintlig inkorg, i stället för egna konton.

SPF, DKIM och DMARC: därför hamnar mejlen i skräpposten

Mottagarnas e-posttjänster kontrollerar om ett mejl verkligen kommer från den domän det påstår. Sedan 2024 kräver Gmail att alla som skickar till Gmail-adresser har SPF eller DKIM, och de som skickar stora volymer måste också ha DMARC. Microsoft har infört liknande krav för Outlook.com. Saknas posterna kan helt vanliga offerter och fakturor sorteras som skräppost, utan att avsändaren märker något.

Ni kan själva se om posterna finns med ett kostnadsfritt verktyg som MXToolbox: skriv in domänen och kör kontrollerna för SPF och DMARC. För DKIM behöver ni också ange selektorn, ett kort namn som e-posttjänsten visar när ni aktiverar DKIM. Ett snabbare test är att skicka ett mejl till en Gmail-adress, öppna det och välja Visa original. Där står det om SPF, DKIM och DMARC godkändes.

Vad vi ser när vi sätter upp företagsmail åt kunder

Vi sätter upp företagsmail för varje företag vi arbetar med, så felen nedan har vi rättat mer än en gång. Det tekniska är sällan det svåra. Det som tar tid är att reda ut vem som äger domänen och var mejlen faktiskt hamnar i dag.

• Domänen står på fel person. Den är registrerad av en tidigare webbyrå eller på en anställds privata konto, och ingen har inloggningen. Då måste domänen först flyttas till företaget, vilket kan ta från en dag till flera veckor om den förra ägaren är svår att nå.
• Mejlen går fortfarande till det gamla webbhotellet. Hemsidan har flyttat men MX-posterna pekar kvar på den gamla leverantören, så den dag det gamla abonnemanget sägs upp slutar mejlen komma fram.
• Två SPF-poster. Varje ny tjänst som skickar mejl, till exempel ett nyhetsbrev eller ett fakturaprogram, har lagts till som en egen SPF-post. Två poster räknas som ett fel, och då kan alla mejl från domänen underkännas.
• Kontaktformuläret skickar i domänens namn utan att få göra det. Formulär på hemsidan skickar ofta mejl från en helt annan server. Står den inte i SPF och signeras mejlen inte med DKIM hamnar förfrågningarna i skräpposten, och det är just de mejlen som blir affärer.
• DMARC saknas. Det är den post som oftast fattas, även på domäner där mejlen i övrigt fungerar. Vi börjar med ett läge som bara samlar rapporter och skärper det först när vi sett att alla riktiga avsändare klarar kontrollen.

Säkra kontona från första dagen

• Slå på tvåstegsverifiering för alla konton. Ett kapat företagsmail används ofta för att skicka falska fakturor till era kunder.
• Låt domänen och administratörskontot stå på företaget, med en inloggning som inte hör till en enskild anställd.
• Ställ in automatisk förnyelse av domänen med ett betalkort som inte går ut. En domän som löper ut stänger av både hemsida och mejl.
• Dela inte lösenord. Använd alias eller en delad inkorg när flera ska läsa samma mejl, så kan en person tas bort utan att alla byter lösenord.
• Stäng kontot eller gör om det till ett alias när någon slutar, så att kundernas mejl inte blir liggande olästa.

Byta från Gmail eller Hotmail utan att tappa mejl

1. Behåll det gamla kontot i minst ett halvår och ställ in vidarebefordran till den nya adressen.
2. Flytta de gamla mejlen. Google Workspace och Microsoft 365 har inbyggda verktyg som hämtar mejl från ett annat konto, så historiken följer med till den nya inkorgen.
3. Byt adress på hemsidan, i Google-profilen, på fakturamallen, i mejlsignaturen och hos leverantörer och myndigheter.
4. Skicka ett kort meddelande till återkommande kunder om den nya adressen.
5. Svara från den nya adressen även på mejl som kommer in till den gamla, så lär sig kunderna den efter hand.

Vidare läsning

Vad domän, webbhotell och underhåll kostar per år i hela kalkylen för en sajt går vi igenom i Vad kostar en hemsida?. Funderar ni på att bygga sajten själva, jämför vi hemsidebyggarna och vad som händer med domän och e-post när ni byter i Skapa hemsida själv eller anlita webbyrå?. Och ska sajten byggas åt er börjar det med en Start-hemsida för 9 900 kr eller ett abonnemang från 1 495 kr/mån på priser, och större företagssajter finns på sidan om hemsida till företag.